Preguntas Frecuentes

Generales

Presenté la solicitud pero todavía no recibo respuesta sobre el trámite. La fecha de inicio de estudios está por iniciar ¿Puedo viajar?, ¿Qué debo hacer?

Al no haberse formalizado la ayuda aún, no existe certeza del resultado de la gestión, por lo que cualquier decisión que se tome respecto de gastos relacionados, se hace a riesgo de que la ayuda finalmente no se otorgue.

En caso de que la ayuda efectivamente se apruebe y por lo tanto requiera de ser formalizada debe dejar un apoderado generalísimo para que se encargue de los trámites correspondientes.

Establecer contacto con personal del MICITT y de Conicit, informando de la partida y dejando datos de localización como correos electrónicos, teléfonos propios y del apoderado generalísimo.

Tengo el comunicado del MICITT informando que se me aprueba la ayuda, pero todavía no he recibido la copia del contrato firmado por todas las partes. ¿Qué debo hacer?

Al no haberse formalizado la ayuda aún, no existe certeza del resultado de la gestión, por lo que cualquier decisión que se tome se hace a riesgo de que la ayuda finalmente no se otorgue. Si bien se cuenta con el documento de aprobación por parte de la Comisión de Incentivos, todavía está pendiente el proceso de ratificación que se realiza en el Conicit.

En caso de que la ayuda efectivamente se apruebe y por lo tanto requiera de ser formalizada debe dejar un apoderado generalísimo para que se encargue de los trámites correspondientes.

Establecer contacto con personal del MICITT y de Conicit, informando de la partida y dejando datos de localización como correos electrónicos, teléfonos propios y del apoderado generalísimo.

Contrato-Formalización

¿Cómo se formaliza una ayuda financiera?

Toda ayuda otorgada debe formalizarse mediante la firma de un contrato. En el caso del posgrado lo firma el beneficiario, el Ministro de Ciencia y Tecnología y el Presidente del Conicit.

El contrato puede ser firmado en físico o digitalmente si la propuesta se presentó utilizando la plataforma digital.

Para la formalización en físico se le solicitará al interesado, mediante el comunicado de acuerdo, el envío de las calidades y en el caso de que sea digital el contrato toma la información del sistema.

Ya firmé el contrato, ¿qué sigue?

Debe finalizarse el proceso de firmas, ya sea en físico o digital y la ayuda debe ratificarse. Durante este período el beneficiario no debe realizar ninguna acción más que esperar y a que una vez finalizado el proceso, en el Conicit se le asigne a un analista que se pondrá en contacto con el interesado para coordinar los aspectos relativos al inicio y ejecución de la ayuda otorgada.

¿Cuánto tiempo tarda en el proceso desde que firmo hasta que se me desembolsa?

Una vez que el contrato ingresó al Conicit, el proceso tarda alrededor de 3 semanas.

Desembolsos

¿Cuándo me va a realizar el desembolso?

El primer desembolso se realiza una vez que el contrato esté debidamente firmado por las partes involucradas. De existir desembolsos posteriores se hará con base en el cronograma elaborado por el Conicit y que le será remitido al beneficiario, por intermedio del analista encargado junto con una copia del contrato. Los desembolsos se realizarán una vez que se haya verificado el cumplimiento de las obligaciones contractuales (informes académicos, de matrícula, avance de proyectos y liquidaciones de gastos entre otros)

¿En qué moneda me girarán?

Se gira en colones a la cuenta bancaria definida por el beneficiario que puede ser en cualquier tipo de moneda y se utilizará el tipo de cambio de venta que fija el Banco Central de Costa Rica, del día de la transacción.

¿El monto aprobado se gira en un solo tracto?

Normalmente no. Lo usual es realizar desembolsos parciales sujetos al cumplimiento de las obligaciones contractuales (informes académicos, de matrícula, avance de proyectos y liquidaciones de gastos entre otros).

Seguimiento (Informes)

¿Cuáles son mis obligaciones?

Cumplir con el programa de estudios.

Enviar los documentos que me solicite el Conicit.

Una vez finalizados los estudios, regresar a laborar en el país.

¿Qué tipo de modificaciones se pueden hacer a un contrato ya formalizado?

Ampliación al período de ejecución
Cambio de fecha de realización de la actividad
Cambio del presupuesto entre partidas aprobadas
Inclusión de partidas o rubros no aprobados
Cambio de Universidad
Nombre de la tesis
Cambio de investigador principal
Cambio de unidad de investigación
Cambio de objetivos o entregables

En cada caso se deben presentar las razones del cambio y la documentación que respalda la modificación.

¿Qué tengo que presentar para solicitar una prórroga? Se debe hacer la solicitud formal presentando:

Carta dirigida al Coordinador de la Unidad de Gestión del Financiamiento (o al analista a cargo) solicitando la prórroga, estableciendo el plazo requerido (adjuntar cronograma de las actividades a realizar durante el período adicional) y la justificación correspondiente.

En el caso de posgrados adjuntar carta del tutor de la tesis avalando la solicitud.

Cualquier otro documento que complemente y brinde información necesaria y pertinente para comprender la solicitud.

¿En qué consiste un informe parcial? ¿Existe algún formato?

No existe formato establecido, sin embargo se debe presentar:

Comprobante de matrícula de las materias a cursar en el período.

Informe de notas de las materias del período anterior.

Es deseable que las certificaciones de notas sean emitidas por la Universidad, sin embargo en los casos en que esto implique costos altos y exceso de trámites, se pueden presentar informes generadas de los expedientes digitales en línea, que son de acceso directo para los becarios. 

En el caso de que esté realizando el trabajo de investigación, se debe presentar un informe del desarrollo de las actividades realizadas en el período, con el aval del profesor tutor.

¿En qué consiste un informe final? ¿Existe algún formato?

Para el informe final si existe un formato, el cual ha sido entregado previamente a los solicitantes.

¿En qué consiste un informe financiero? ¿Existe algún formato?

Para el informe financiero no hay un formato, sin embargo se presenta un cuadro con el detalle de los gastos realizados y los respectivos comprobantes del gasto realizado. 

¿Cuál es el proceso para modificar el contrato?

En este cuadro se indican las posibles modificaciones para todos los programas. La idea es tener uno para copiar y pegarlo en cada uno de los programas, quitando las modificaciones que según el programa, no correspondan)

¿Cuánto tiempo tarda el proceso de aprobación de una modificación al contrato?

Si la modificación es por vía rápida (ver cuadro de la pregunta #7), El proceso dura alrededor de 3 semanas. Si la modificación es por intermedio de Comisión de Incentivos, de 2 a 3 meses.

Expost-Posterior a la finalización del período de ejecución

¿Puedo permanecer trabajando en el país en donde realice los estudios de posgrado?

Se espera que una vez finalizados los estudios el becario regrese al país y se incorpore a la fuerza laboral nacional.

Si en definitiva permanece en el país de estudios o cualquier otro país que no sea Costa Rica, deberá reintegrar los recursos girados mediante un arreglo de pago.

¿Qué tengo que hacer si deseo continuar con otros estudios superiores?

A pesar de que contractualmente el becario está obligado a regresar al país, es posible valorar la pertinencia de que el estudiante continúe realizando estudios superiores al cursado. Para ello, debe hacer la solicitud formal mediante el envío de una carta, dirigida al analista a cargo. Debe adjuntar información relevante sobre los estudios que cursará, el programa, plazo de estudios, documentos de aceptación dentro del programa, permisos de trabajo de las instituciones donde labora, documentos que demuestren su arraigo laboral y familiar.

¿Cuántos informes debo de presentar?

Según lo estipulado en el Contrato de Incentivos (cláusula novena, inciso e), Ud. debe mantener informado al CONICIT sobre su condición laboral y permanencia en Costa Rica, luego de la culminación de la ayuda económica otorgada el doble del tiempo del periodo financiado.

¿Qué documentación se debe de presentar?

Un informe con las actividades laborales desarrolladas durante el periodo solicitado que indique actividades como: labores de investigación, capacitación y docencia, participación en trabajos finales de graduación, actividades científicas o tecnológicas, publicaciones y un resumen de las principales funciones a su cargo, información de localización y el salario devengado. El informe lo debe de acompañar con una certificación de tiempo servido emitida por la institución en donde labora. En caso de ser una empresa propia o consultoría, debe de adjuntar una declaración jurada.

Existe algún formato para la entrega del informe expost?

El informe lo puede enviar vía correo electrónico debidamente firmado o en las instalaciones del Conicit. Se espera contar con la posibilidad de presentarlos directamente en el sitio WEB. Esto se le informará al momento en que se dé por terminada la fase de estudios. Ver pregunta #4.

A partir de qué fecha se inicia con la presentación de los informes expost?

Un año después de haber finalizado con los estudios de posgrado y entregado el informe técnico y financiero final.

Si aún no he logrado ubicarme laboralmente antes de la entrega del primer informe ¿qué debo de presentar?

Debe de informar al Conicit su situación laboral, y reportar cuando logre ubicarse en alguna institución para que se le reprogramen la fecha de entrega de los informes.

¿Qué información debe de contener la certificación de tiempo servido?

El periodo de tiempo laborado, salario devengado, tipo de nombramiento, cargo que desempeña, emitido por unidad, oficina o similar, de recursos humano, de la entidad para la cual labora.

Procedimiento en caso de incumplimiento contractual de permanecer y laborar en el país luego de concluidos los estudios de posgrado.

En el caso de que el beneficiario decide no volver a Costa Rica porque se ubicó laboralmente en otro país, debe comunicarlo al Conicit, a la Unidad de Gestión del Financiamiento y tendrá que devolver los recursos al Estado.

En el caso en que el beneficiario decide no volver a Costa Rica porque va a iniciar una especialización en su campo, debe comunicarlo al Conicit, a la Unidad de Gestión del Financiamiento mediante una solicitud de permiso para mantenerse fuera del país hasta concluir con sus estudios para que se sea visto y aprobado por la Comisión de Incentivos.

Desembolsos

¿Qué gestiones debo realizar para solicitar el desembolso?

Asegurarse de cumplir con los procedimientos internos establecidos por su institución y coordinar con el Conicit la fecha de inicio del proyecto.

Los siguientes desembolsos dependerán del avance mostrado en los informes de avance técnico y financiero. Si el avance justifica realizar el giro, se hace según lo programado.

¿El monto aprobado se gira en un solo tracto?

Normalmente no. Lo usual es realizar desembolsos parciales en función de los requerimientos del proyecto. Eventualmente, dependiendo de los rubros a financiar se puede tomar la determinación de hacer un solo giro.

¿Pueden depositar el dinero en una cuenta bancaria a nombre del investigador principal?

No. Los recursos aprobados se giran única y exclusivamente a una cuenta a nombre de la institución beneficiaria. La única excepción la constituyen las fundaciones universitarias según se explicó en la pregunta # 20.

¿Puedo solicitar un adelanto en los giros programados?

Sí, siempre y cuando el investigador principal lo plantee por escrito al analista encargado, con la respectiva argumentación de fondo.

¿Es posible utilizar un remanente de fondos?

No. Si el proyecto concluyó y existe un sobrante de recursos estos deben ser reintegrados al Fideicomiso.

¿Qué ocurre si se da un sobregiro en alguna de las partidas aprobadas?

Si el sobregiro es por un monto menor o igual al 25% del monto aprobado no existe ningún inconveniente (Artículo 21 del Reglamento). Si es por un monto mayor, deberá comunicarse con el analista a cargo del proyecto para obtener la orientación necesaria según sea el caso.

Seguimiento técnico y financiero

¿Cómo debo liquidar el monto girado y dónde tengo que presentar los comprobantes de gastos?

La liquidación consiste en la presentación de documentos que comprueben fehacientemente los gastos realizados. Normalmente son facturas de gasto y comprobantes de pago de esas facturas.

El dinero girado deberá ser liquidado en su totalidad, mediante la presentación de los respectivos documentos. Para tal efecto se establecerán fechas específicas que se comunicarán en la carta de inicio del proyecto.

La liquidación de gastos se presenta en las oficinas del Fideicomiso de Bancrédito, ubicado en el segundo piso del edificio que está al costado sur del Parque Central de San José. Idealmente se debe presentar mediante una carta formal y en duplicado para que le sea sellada como recibida en el Fideicomiso.

¿Qué características deben tener los comprobantes de gastos?

Las facturas deben ser originales o copias autenticadas; cumplir con la normas de Tributación Directa (para las nacionales) y las normas internaciones para las externas, la fecha de la factura debe estar dentro del plazo aprobado de ejecución del proyecto; la factura debe ser a nombre de la entidad beneficiaria y el objeto del gasto debe coincidir con los rubros aprobados. No se aceptan facturas con alteraciones.

Los comprobantes de pago de las facturas pueden ser copias de los documentos de transferencia, cheques, recibos. Deben corresponder a un pago parcial o total de una factura. Los pagos solo pueden ser realizados por medio de cuentas bancarias a nombre del beneficiario.

¿Cómo se presentan los informes de avance técnico? ¿Existe algún formato preestablecido?

Los informes de avance técnico deben ser presentados impresos, con los avales y firmas que correspondan. En casos excepcionales y cuando se presenten mediante el uso de Firma Digital podrán ser enviados por correo electrónico al analista encargado del seguimiento del caso.

El Conicit facilitará el formato de presentación preestablecido, el cual se enviará en formato electrónico al investigador al inicio del proyecto.

Modificaciones

¿Puedo hacer cambios entre rubros aprobados?

Sí es factible realizar cambios. La Entidad beneficiaria podrá realizar traslados de recursos entre rubros aprobados, sin aprobación previa del CONICIT, hasta por un 25% del monto total aprobado.

Si se requiere trasladar recursos por un monto que supera el límite permitido necesariamente se debe presentar al CONICIT una solicitud de modificación al presupuesto aprobado, con las justificaciones correspondientes, mediante una carta dirigida al analista encargado. La argumentación debe explicar con claridad de cuál partida se rebajarán los recursos, el monto, cuáles son las razones por las cuales se requiere aumentar una cuenta y cómo se resolverá  la disminución de fondos en la partida que disminuye. De ser aprobado por el Conicit, el cambio se materializa mediante Resolución Administrativa suscrita por la Secretaría Ejecutiva. 

¿Puedo solicitar la apertura de una partida nueva?

Sí. Para esta gestión, necesariamente se debe presentar al CONICIT una solicitud de modificación al presupuesto aprobado, con las justificaciones correspondientes, mediante una carta dirigida al analista encargado. La argumentación debe explicar con claridad la pertinencia de abrir partida no prevista en el proyecto, de cuál partida aprobada se rebajarán los recursos,  el monto y cómo se resolverá  la disminución de fondos en la partida que disminuye. De ser aprobado por el Conicit, el cambio se materializa mediante addendum al contrato, el cual deben suscribir los representantes legales de la entidad beneficiaria y el Conicit.

¿Puedo solicitar ampliación del plazo aprobado?

Sí. De acuerdo con el inciso c, del artículo 8 del reglamento, en casos debidamente justificados y por única vez, el período de ejecución se puede prorrogar hasta por un año adicional, siempre que se presente una solicitud formal de ampliación al período de ejecución, antes de que la fecha de conclusión de la investigación haya expirado.

Asimismo, de acuerdo con el Artículo 23 del reglamento, la entidad beneficiaria podrá ampliar de oficio el plazo de ejecución del proyecto hasta por un 25% del plazo original de éste,  siempre que la decisión haya sido informada y justificada al CONICIT, antes de la fecha de finalización establecida contractualmente. El plazo ampliado por este mecanismo se contabiliza dentro del plazo máximo de ampliación de un año. 

En el caso de solicitudes de ampliación de plazo, debe adjuntarse una propuesta de cronograma actualizado.

¿Qué sucede si el proyecto de investigación una vez aprobado no se ejecuta exitosamente?

Cada proyecto se ejecuta en el marco de supuestos y condiciones previstas que pueden ser sujetas a cambios en función de diversas circunstancias. En todos los casos se analizarán y determinará el camino a seguir, pudiendo ser desde el cierre del proyecto hasta la apertura del debido proceso para determinar las responsabilidades del caso.

¿Una vez finalizado el proyecto qué debo presentarle al CONICIT para realizar el cierre técnico y financiero?

Durante el plazo de ejecución del proyecto se solicitará información y documentación con el fin de comprobar el avance en la ejecución de las actividades y que los gastos se estén ejecutando conforme a los fines y propósitos establecidos. Al final del proyecto se solicitará un informe final, con énfasis en los resultados alcanzados y, de haber un remanente de recursos pendiente por liquidar, se solicitará la respectiva liquidación o reintegro de dinero.