Boletín Nº 187 - Junio 2018

CONICIT avanza hacia el expediente digital

· Proyecto aumentará la eficiencia organizacional y el ahorro de recursos.

· Apoya esfuerzos ambientales hacia el carbono neutralidad

· Primeros resultados se verán a muy corto plazo

Silvia Arias
Periodista CONICIT
sarias@conicit.go.cr

Con el objetivo de aumentar la eficiencia en la administración de los servicios que brinda el CONICIT, la institución impulsó recientemente, por medio del uso del marco de trabajo "Scrum", la consolidación del proyecto "expediente digital". Este esfuerzo permitirá el uso de documentación crítica y legalmente requerida, en formato digital, para cada una de las convocatorias que se administren y en la gestión administrativa propia de la organización, dejando de lado los documentos impresos en papel.

En principio, el proyecto consideró como uno de sus principales insumos, la reglamentación relacionada con la gestión de documentos electrónicos, para esto, consideró además de los requisitos legales explícitamente requeridos, la norma técnica para la gestión de documentos electrónicos en el Sistema Nacional de Archivos, que regula lo relativo al documento electrónico, su gestión, y conservación a largo plazo.

"La Secretaría Ejecutiva del CONICIT decidió conformar un grupo de trabajo para avanzar en el diseño e implementación de un sistema de gestión y archivo digital. La idea era estructurar el expediente con un orden lógico de la documentación de una convocatoria y a partir de ahí, contar con información sustantiva ordenada de manera cronológica que genere valor y que sea copia fidedigna de lo que actualmente hacemos en físico", comentó el Ing. Alberto Zúñiga, uno de los líderes del proyecto.

El Ing. Alberto Zúñiga quien actualmente se instruye en la filosofía Scrum, tuvo la oportunidad de participar en un taller promovido por la Cámara de Industrias de Costa Rica e impartido por funcionarios de INTEL, en el que se conoció el marco de trabajo, la filosofía y los sistemas ágiles que utilizan.

Uno de los principales beneficios de este proyecto tiene que ver con el aporte ambiental del mismo por medio del ahorro de papel y tinta ya que los documentos del expediente son en su totalidad digitales. Sin embargo, existe otro tipo de aportes tales como el ahorro de tiempo en la gestión de la documentación ya que la misma se realiza desde el escritorio, lo que evita el traslado de documentos físicos dentro y fuera de la institución, ahorrando tiempo y combustible. Igualmente se dejan de archivar y foliar documentos de manera física, disminuyendo el tiempo de ejecución y el riesgo de errores propios del proceso.

"Este un ciclo de trabajo rápido para definir actividades con pronta ejecución, que impactan en la funcionalidad del producto final. La idea es producir en el lapso de un mes, el primer prototipo. Posteriormente continúa una etapa de revisión y retrospectiva de todo el proceso para crear un plan de mejoras. Un segundo ejercicio o iteración de actividades puede ser una mejora sustancial a este mismo, como, por ejemplo, integrar el expediente digital en un sistema de mayor complejidad y seguridad" explicó Zúñiga.

Estamos haciendo....

Según las etapas definidas del Scrum, actualmente se está en la etapa del "haciendo" o sea, se están ejecutando cada una de las actividades específicas planteadas inicialmente como pendientes, y las realiza cada uno de los miembros del equipo según los roles definidos previamente.

Cada uno de los miembros del equipo tiene asignadas tareas específicas, por ejemplo, un integrante trabaja en el prototipo No. 1 del expediente digital, otro trabaja en los procedimientos e instructivos, otros aportan a la estructura del expediente y sus componentes. La unidad de Tecnologías de Información y Comunicación por su parte, brinda el soporte para determinar un espacio propio en un servidor para la gestión documental de los expedientes.

La primera etapa del proyecto se basó en lo que Scrum denomina historias de usuarios, una especie de lluvia de ideas en la que se definen los cinco requerimientos principales: funcionalidad, contenido, estructura, roles, seguridades específicas del producto y actividades específicas por realizar.

El CONICIT se ha interesado por este marco de trabajo y es posible que se utilice para otros proyectos futuros. Algunos funcionarios han continuado su autoformación con la guía Scrum y con el aporte de "influencers" de la internet que tienen mucho conocimiento y que dan apoyo a todos lo que se encuentran en un proceso de aprendizaje.

Como una segunda etapa o iteración se espera integrar la documentación proveniente del Micitt para que la misma cuente con lineamientos previamente establecidos. Se espera tener concluido este primer proyecto en los próximos días.

Scrum: resultados a corto plazo

El Scrum nació en un entorno de desarrollo de software, sin embargo, se ha ido desplegando a organizaciones de manufactura y servicios en general, así como más recientemente se ha utilizado en instituciones gubernamentales.

Consiste en un proceso en el que se aplican de manera regular un conjunto de buenas prácticas para trabajar colaborativamente, en equipo, y obtener el mejor resultado posible de un proyecto. Estas prácticas se apoyan unas a otras y su selección tiene origen en un estudio de la manera de trabajar de equipos altamente productivos. "Busca generar un producto o un "incremento" en muy corto plazo y con cualidades funcionales. Con base en requisitos específicos de un producto final esta filosofía permite generar técnicas y ahorrar recursos y tiempo con una importante reducción del riesgo", explicó el Ing. Alberto Zúñiga, Máster Scrum del proyecto. Ing. Zúñiga.

"Algunas otras metodologías de la administración de proyectos pueden durar seis o siete meses tratando de desarrollar un proyecto y luego de ese tiempo te das cuenta de que no dieron el resultado esperado, en ese sentido el riesgo es muy alto. Aquí lo que estamos haciendo es asegurándonos que, en uno o dos meses, tengamos un producto que sea funcional, viable y útil para la institución en función de los requerimientos preestablecidos", comentó el experto.

El equipo de trabajo está compuesto por un maestro Scrum que tiene actividades de gestión y lleva un control sobre la ejecución de las mismas, el dueño del producto que tiene decisión sobre los requerimientos que desarrolla el equipo de trabajo que, a su vez, está integrado por diferentes colaboradores que son especialistas en sus áreas y que aportan valor en sus actividades para lograr el producto que se busca.

Este marco de trabajo se basa en valores tales como la apertura, el enfoque, el compromiso, el coraje y el respeto. Una de las actividades que más llama la atención y que involucra no sólo al equipo sino al resto de la organización en el proyecto, es el uso de una colorida pizarra en donde se documentan los requerimientos que la organización tiene, en este caso, requiere sobre el expediente y se enlistan sus características deseables, por ejemplo: revisable, editable, que tenga confidencialidad, que tenga firma digital, que lleve un paginado de hojas y que pueda ser accesible. Todo ese tipo de información se recolectó con base a las historias de usuarios que se obtuvieron en la institución para generar los requerimientos.